Política de privacidad

1. Objeto: 

Aromcolor S.A.S., (en adelante "Aromcolor"), reconoce la importancia de proteger los datos personales que le son entregados por empleados, clientes, proveedores, accionistas o cualquier persona que suministre información catalogada como datos personales, por lo que hemos elaborado el presente documento que regula la Política de Privacidad de conformidad con la Ley de Protección de Datos personales vigente, asegurando los principios de transparencia, finalidad, pertinencia, proporcionalidad, confidencialidad, exactitud, seguridad y responsabilidad proactiva.  

Si usted no está de acuerdo con el contenido de esta Política, está en libertad de no consentirla, sin embargo, recuerde que posiblemente estaremos imposibilitado de brindarle algunos servicios.  

De igual manera tome en cuenta, que al entregar datos inexactos o erróneos podría ocasionar que no podamos brindarle nuestros servicios, por lo que usted es el responsable de la información que nos entrega. 

 

2. Responsable del tratamiento: 

El responsable del tratamiento de los datos es Aromcolor S.A.S.  identificado con RUC 1790041883001, con dirección Shyris y Floreana, teléfono 022448700 correo electrónico datospersonales@aromcolor.com.ec Quito, Ecuador 

 

3. Base de datos en la que constan sus datos personales: 

Los datos personales que nos ha proporcionado serán resguardados en la base de datos de "Aromcolor". Siguiendo lo establecido por la Ley; esta base de datos será debidamente inscrita en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales, en cuanto dicho registro esté habilitado. En caso de que ya se encuentre activo, el titular tendrá la posibilidad de verificar la inscripción de sus datos en dicho Registro. 

 

4. Datos que tratamos:
Trataremos sus datos personales de acuerdo con la relación que mantengamos con el titular, sin embargo, para su mejor información, a continuación detallamos que datos podríamos recopilar dentro de cada categoría:

 

Tipos de datos solicitados por Aromcolor
Datos de identificación	Nombres completos Número de cédula, pasaporte y/o RUC Lugar de nacimiento Fecha de nacimiento Dirección de correo electrónico Dirección de domicilio y lugar de residencia Número de teléfono y/o celular Certificado de votación Estado civil Sexo Firma
Datos financieros	Banco Número de cuenta Tipo de cuenta Certificado bancario
Datos sobre estudios y habilidades	Cursos de capacitación Títulos académicos obtenidos Idiomas que domina Licencia de conducción, tipo de licencia
Referencias laborales y personales	Teléfono, contacto, y empresa en que se desempeñaba. Cargo que ocupaba el postulante Certificado de trabajo Certificado de honorabilidad Datos de contacto en caso de emergencia
Datos de filiación y cargas familiares	Partida de matrimonio o Declaración juramentada de unión de hecho Copia de cédula del cónyuge Partida de nacimiento de hijos Nombres completos de los hijos Fecha de nacimiento de los hijos
Datos de salud	Exámenes médicos ocupacionales Carné de discapacidad y porcentaje Tipo de sangre
Datos de ubicación	Provincia/ Parroquia/ Ciudad/Barrio Dirección exacta de domicilio Referencia de vivienda Croquis del domicilio
Datos biométricos e imágenes	Imagen facial Fotografías o videos captados por el sistema de vigilancia y seguridad Huella digital
Aspectos personales	Prioridades en la vida Cualidades y habilidades Aspiraciones

 

5. Fines de tratamiento, legitimación y tipos de datos: 

Trataremos sus datos personales de acuerdo con la relación contractual que mantengamos con el titular, de acuerdo con las siguientes finalidades: 

 

FINES DEL TRATAMIENTO	LEGITIMACIÓN	TIPOS DE DATOS
Página web y tienda virtual
Para personalizar los servicios prestados en la página web  Para crear perfiles y comprender sus preferencias de consumo  Para detectar suplantaciones, pagos o usos fraudulentos	Consentimiento del titular  Cumplimiento de obligaciones legales  Para el cumplimiento de obligaciones contractuales  Por interés legítimo del responsable	Datos de identificación  Datos financieros  Datos técnicos  Datos de navegación
Procesos de postulación laboral
Procesos de selección de personal  Para identificarlo  Ponernos en contacto con usted  Para pactar una entrevista de trabajo  Evaluar las aptitudes del postulante  Obtener referencias laborales y personales	Consentimiento del titular  Por interés legítimo del responsable	Datos de identificación  Imágenes  Datos sobre estudios y habilidades  Referencias laborales y personales  Datos de salud  Datos judiciales
Proceso de contratación laboral
Para contratación de personal  Registro en el sistema SUT e IESS  Concesión de ayudas de acción social  Comunicarnos con usted  Para cumplir con obligaciones laborales y legales  Para responder a requerimientos de las autoridades competentes  Seguridad y Salud ocupacional  Programas de beneficios institucionales  Para iniciar o responder pretensiones jurídicas u oponerse a ellas  Para procesar pagos de beneficios y gestión de nómina  Para beneficios de telefonía móvil  Registro de firmas autorizadas en instituciones financieras  Obtener referencias de desempeño  Para acreditación de certificaciones de calidad e internacionales  Para acreditación de conocimientos específicos según el cargo  Para control de acceso y reporte de asistencia	Consentimiento del titular  Cumplimiento de obligaciones legales  Ejecución de medidas pre contractuales a petición del titular  Para el cumplimiento de obligaciones contractuales  Por interés legítimo del responsable	Datos de identificación  Imágenes  Datos sobre estudios y habilidades  Referencias laborales y personales  Datos de salud
Datos de Proveedores
Emisión Comprobantes de retención, liquidación de compras de bienes y/o servicios  Solicitud de cotizaciones, pedidos u órdenes de compra  Gestión de pagos y tesorería  Consulta de facturas y notas de crédito desde el portal web del SRI  Para cumplimiento de obligaciones contractuales o revisión de cumplimiento de normativa vigente y políticas internas.  Elaboración de declaraciones, reportes y anexos tributarios ante el SRI  Confirmación de saldos de auditoría externa  Emisión de estados de cuenta  Emisión de reporte antigüedad de pagos  Para cumplimientos de obligaciones legales y atención a requerimientos de autoridades como bancos, y autoridad de protección de datos.  Para obtención de certificaciones internacionales y de calidad  Para iniciar o ejercitar pretensiones jurídicas u oponerse a ellas  Gestión de proveedores	Consentimiento del titular  Cumplimiento de obligaciones legales  Para el cumplimiento de obligaciones contractuales  Por interés legítimo del responsable	Datos de identificación  Datos financieros  Datos de ubicación  Firma
Control de acceso
Para cumplimiento de requisitos de certificaciones de calidad  Para seguridad de personas e instalaciones	Por interés público  Por interés legítimo del responsable	Datos de identificación  Firma
Datos de Clientes
Para cumplimiento de obligaciones legales y atención a requerimientos de autoridades como bancos, autoridad de protección de datos, UAFE.  Facturas de venta, guías de remisión, notas de crédito  Emisión de cotizaciones, pedidos u órdenes de compra  Retenciones de facturas  Consulta de retenciones desde portal web del SRI  Gestión de cobranzas y tesorería  Reportes entregados al SRI por devolución de impuestos  Declaraciones de impuestos y Anexos SRI  Reporte de ventas a crédito entregado a Superintendencia de Bancos, UAFE  Confirmación de saldos auditoría externa  Emisión estados de cuenta   Emisión reporte antigüedad de cartera  Procesos de postventa y calidad  Envío de productos  Cambios y devoluciones	Consentimiento del titular  Cumplimiento de obligaciones legales  Para el cumplimiento de obligaciones contractuales  Por interés legítimo del responsable	Documentos de identificación  Referencias de ubicación  Datos personales  Datos financieros  Datos de ubicación  Status de cliente

 

De existir tratamientos con una base de legitimación diferente y que requieran del consentimiento del titular de los datos, esta será indicada previo al tratamiento, dejando constancia de su autorización de forma clara y expresa. 

Si tiene alguna duda o necesita una aclaración en referencia a sus datos o tratamientos no dude en contactarnos. 

En caso de que el titular no facilite sus datos, o estos sean erróneos o inexactos, o de que terceros suministren datos en su nombre, nos veremos imposibilitados de brindarle nuestros servicios y usted estaría en la incapacidad de contratar con Aromcolor. 

 

6. Tipos de tratamiento: 

AROMCOLOR realiza diversos tipos de tratamiento como son, aunque sin limitarse a recoger, recopilar, obtener, registrar, organizar, estructurar, conservar, eliminar, consultar, comunicar o transferir sus datos personales. 

 

7. Origen de los Datos personales: 

AROMCOLOR recoge la información de las siguientes formas:  

1. Por la entrega voluntaria del titular a través del llenado de formularios de la empresa, solicitud de información o su recopilación del historial de transacciones con la empresa.   
2. Por la entrega por parte de terceros que cuenten con la autorización legal del titular.  
3. Por la recopilación desde formularios virtuales y/o cookies que estuvieren alojados en los canales digitales. 
4. Por cualquier otra forma prevista en la Ley. 

 

8. Tiempo de conservación: 

Aromcolor revisa periódicamente su base de datos y realiza tratamiento de los datos personales mientras se mantenga la relación contractual, comercial o laboral con el titular, a menos que este solicite su supresión; con excepción de aquellos datos sujetos a custodia por períodos diferentes según la ley, que nos permitirán el ejercicio y cumplimiento de nuestras obligaciones legales y/o contractuales, especialmente en materia contable, fiscal, laboral y tributaria, o para la defensa de reclamaciones. 

La duración de dicha conservación no será superior al plazo de prescripción legal que establezca la Ley.  

En caso de que la información, por el tipo de recolección, no pueda ser eliminada por limitaciones técnicas, estos datos serán anonimizados para que no puedan servir para identificar o hacer identificable al titular. 

 

9. Formas de hacer efectivos sus derechos y revocatoria del consentimiento:  

El titular goza de derechos en materia de protección de datos que podrá ejercitar, estos son: 

• Derecho a solicitar información. 
• Derecho a solicitar acceso.  
• Derecho a solicitar la rectificación y actualización de cualquiera de sus datos personales. 
• Derecho a solicitar la eliminación de sus datos. 
• Derecho a oponerse al tratamiento 
• Derecho a la portabilidad de sus datos. 
• Derecho a solicitar la suspensión del tratamiento. 
• Derecho a no ser objeto de decisiones basadas en valoraciones automatizadas que atenten contra sus derechos. 

Para facilitarle el ejercicio de sus derechos o revocar el consentimiento, hemos habilitado la dirección electrónica datospersonales@aromcolor.com.ec para que, adjuntando copia de su cédula o documento que acredite su identidad y la indicación de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer alguno de los derechos, se ponga en contacto con nosotros; también lo puede hacer directamente en nuestra oficina ubicada en la Av. Shyris y Floreana. 

Los procedimientos y plazos para la atención de estos reclamos, consultas o peticiones se regirán por los parámetros establecidos por Ley de Protección de Datos Personales y su Reglamento. 

De considerar que no ha sido atendido en el ejercicio de sus derechos, el titular puede presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales por medio de los canales y/u oficinas que esa institución tenga habilitados siguiendo los procedimientos determinados en la Ley.  

 

10. Destinatarios 

Los datos personales que usted proporciona a AROMCOLOR podrán ser transferidos a terceros cuando debamos cumplir con una obligación legal o contractual o con aquellas empresas, proveedoras de servicios cuya intervención resulte necesaria para la correcta gestión de la prestación del servicio ofrecido como son: entidades de detección y prevención de fraude, proveedores de servicios tecnológicos y analíticos, proveedores y colaboradores de servicios de logística, transportes y entrega de mercadería, proveedores de servicios relacionados con marketing y publicidad como agencias de publicidad, socios publicitarios o redes sociales; vale mencionarse que con estos mantenemos firmados los correspondientes contratos de encargado de tratamiento y acuerdos de confidencialidad para el buen uso y protección de la información, y la prohibición de divulgación no autorizada; este contrato también incluye al personal a cargo del encargado.  

En algunos casos los prestadores mencionados están ubicados en territorios fuera del Ecuador, pero le informamos que transferimos sus datos haciendo uso de las garantías más apropiadas para la transferencia internacional de datos que se regirán por lo dispuesto en la Ley de Datos Personales y su Reglamento. 

 

11. Portabilidad de datos personales 

Previa solicitud expresa y por escrito del titular, que deberá ser remitida a la dirección de correo electrónico datospersonales@aromcolor.com.ec, AROMCOLOR podrá proporcionar sus datos personales para entregarlos al propio titular o a otro responsable definido por el titular. 

No tendrá lugar la portabilidad de los datos del titular para el caso de la información inferida, derivada, creada, generada u obtenida a partir del análisis o tratamientos efectuados por AROMCOLOR. 

 

12. Modificaciones de esta política 

AROMCOLOR se reserva el derecho de modificar y actualizar su Política de tratamiento de datos personales cuando sea necesario, publicando la política actualizada a través de su sitio web con el objetivo de mantenerlo debidamente informado. 

 

13. Fecha de última actualización 

Agosto de 2023